Administration Specialist - Sostituzione Maternità

Come Administration Specialist sarai parte del nostro Team di Amministrazione e contribuirai alla gestione contabile, amministrativa e finanziaria che sostiene la crescita di Caffeina. Questa posizione è ad oggi aperta come sostituzione maternità.

Ti occuperai delle principali attività contabili, amministrative e finanziarie a supporto dell’organizzazione e ti immergerai nei processi, nei flussi e nelle attività che sostengono la gestione e la misurazione dei nostri progetti.

Il tuo profilo sarà quello di una figura professionale al servizio dell’organizzazione, in grado di rappresentare la nostra filosofia aziendale — Ideas Never Sleep — guidandoti con un approccio intraprendente, analitico e scrupoloso.

NOTA

In Caffeina crediamo che la diversità sia la scintilla che accende le idee migliori. Per questo offriamo un ambiente di lavoro estremamente inclusivo e valutiamo ogni candidatura in base a competenze e potenziale, senza alcuna discriminazione di età, genere, identità, orientamento sessuale, disabilità, provenienza, cultura o altri fattori protetti dalla legge.

Tutte le candidature per Administration Specialist sono valutate singolarmente. Utilizziamo uno strumento per la gestione del processo di selezione e comunicare con i candidati. A volte, purtroppo, le risposte sono filtrate come Spam: ricordati di controllarne la cartella.

• Svolgi operazioni amministrative e contabili ordinarie, tra cui: gestione di emissione e ricezione fatture, registrazioni fatture Intra ed Extra UE, gestione personale dello spettacolo, gestione della tesoreria (pagamenti/incassi), riconciliazioni bancarie (e/c, carte di credito e prepagate).
  
• Supporti la tenuta della contabilità generale e analitica.
  
• Collabori alla predisposizione del bilancio, con quadrature di fine anno e scritture di rettifica.
  
• Contribuisci alla reportistica finanziaria mensile e trimestrale.
  
• Applichi principi contabili consolidati, assicurando la piena compliance alle normative tributarie vigenti.
  
• Monitori e individui errori o inefficienze nei processi, proponendo correttivi e nuovi controlli per garantire accuratezza e affidabilità dei dati.
  
• Gestisci archivi amministrativi e fiscali e il tracciamento delle operazioni svolte.
  
• Assicuri la qualità del tuo lavoro e il rispetto di scadenze e priorità definite dalla tua figura manageriale di riferimento.
  
• Recepisci i feedback dalla tua figura manageriale di riferimento e sviluppi soluzioni conseguenti.
  
• Sviluppi rapporti di fiducia con le diverse tipologie di referenti esterni (commercialista, consulente del lavoro, banche).
  
• Ti mantieni all’avanguardia sulle evoluzioni normative e utilizzi strumenti di AI a supporto delle attività di analisi, aggiornamento e automazione dei processi.

• 2+ anni di esperienza in uffici di Amministrazione o studi professionali.
  
• Ottima capacità di lavorare in team e interfacciarsi in modo efficace con altri reparti.
  
• Attitudine a comprendere e prioritizzare le necessità della struttura.
  
• Intraprendenza, tenacia, precisione e forte senso di organizzazione.
  
• Passione per il digitale e per l’ottimizzazione dei processi.
  
• Eccellente time management personale.
  
• Buona conoscenza di Microsoft Excel.

• RAL commisurata all’esperienza.
• Contratto come sostituzione maternità 
• Buoni pasto Satispay
• Supporto psicologico e nutrizionale Serenis
• Pacchetto Welfare trasversale
• Postazione ed attrezzatura Apple
• Formazione ed eventi offerti da Caffeina
• Coffee & water 24/7.